1. Chuẩn bị phần nội dung Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin. Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng được quan tâm.
Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin...”, thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện.
2. Địa điểm tổ chức họp báo
Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của công ty bạn. Một điều bạn cần phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương.
Một số công ty vì muốn “chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe... tiếng gió.
3. Mời khách (phóng viên)
Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn.
4. Chuẩn bị tư liệu họp báo
Tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính.
Thi thoảng các tài liệu được phát theo từng phần của buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên đến và nhận hết những tài liệu cần có để rồi... về luôn. Đơn giản là họ hoàn toàn có thể tác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này.
5. Thảo luận với MC và người diễn thuyết
Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. Lý do là nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn. Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.
MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới.
6. Diễn tập
Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không?...
7. Buổi họp báo bắt đầu
Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.
Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…
Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn.
Cho phép Họp báo
Thủ tục
|
Cho phép Họp báo.
|
Trình tự thực hiện
|
+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân có công văn xin phép hoặc văn bản thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông.
- Tổ chức, công dân ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có công văn xin phép.
- Đối với cơ quan đại diện nước ngoài có
trụ sở ở các địa phương ngoài Hà Nội khi họp báo có mời công dân Việt
Nam tham dự thì thông báo bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông;
đồng thời thông báo cho Sở Ngoại vụ.
- Đối với cơ quan nước ngoài và cá nhân người nước ngoài họp báo ở địa phận nào thì đăng ký bằng văn bản với Sở Thông tin và Truyền thông chậm nhất trước 48 giờ.
+ Sở Thông tin và Truyền thông có văn bản trả lời chấp thuận hoặc không chấp thuận việc họp báo.
|
Cách thức thực hiện
|
- Trực tiếp tại các Sở Thông tin và Truyền thông.
- Thông qua hệ thống bưu chính.
|
Thành phần, số lượng hồ sơ
|
- Văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân xin họp báo ghi rõ:
+ Nội dung họp báo;
+ Ngày, giờ họp báo;
+ Địa điểm;
+ Thành phần tham dự;
+ Người chủ trì, chức danh của người chủ trì.
+ Các chi tiết khác có liên quan: trưng bày tài liệu, hiện vật…
Số lượng hồ sơ: 01 (bộ) bản chính.
|
Thời hạn giải quyết:
|
-
Đối với cơ quan đại diện nước ngoài, cơ quan nước ngoài, cá nhân người
nước ngoài: sau 24 giờ kể từ khi nhận được văn bản xin phép, Sở Thông
tin và Truyền thông phải có văn bản trả lời; nếu không có ý kiến thì
việc họp báo coi như được chấp nhận.
- Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước: Chậm nhất là 6 tiếng đồng hồ trước khi họp báo.
|
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:
|
- Cá nhân
- Tổ chức
|
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
|
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định: Sở Thông tin và Truyền thông.
- Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có):
- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Thông tin và Truyền thông.
|
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
|
- Văn bản chấp thuận
|
Lệ phí (nếu có):
|
|
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có và đề nghị đính kèm):
|
|
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có):
|
- Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và mục đích của tổ chức đó.
- Không vi phạm các quy định tại Điều 10 Luật Báo chí.
- Phải báo trước bằng văn bản chậm nhất là 24 tiếng đồng hồ trước khi họp báo (đối với tổ chức, cá nhân ở trong nước).
- Phải đăng ký bằng văn bản chậm nhất trước 48 giờ (đối với cơ quan nước ngoài và cá nhân người nước ngoài) - Thông tư 84
|
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
|
- Nghị định 51/2002/NĐ-CP ngày 26/4/2002.
- Nghị định 67/CP ngày
31/10/1996 của Chính phủ ban hành Quy chế hoạt động thông tin, báo chí
của phóng viên nước ngoài, các cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
- Thông tư liên bộ số 84/TTLB-VHTT-NG ngày
31/12/1996 của Bộ Văn hóa – Thông tin - Ngoại giao hướng dẫn thi hành
Quy chế quản lý hoạt động thông tin báo chí của phóng viên nước ngoài,
các cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
|
