Diễn thuyết có nghĩa là bạn chấp nhận những câu hỏi, và cũng chấp nhận rằng không phải câu hỏi nào cũng dễ chịu và dễ trả lời. Nhưng nếu bạn đã chuẩn bị kỹ càng, thì hãy sẵn sàng đối mặt với những câu hỏi hóc búa nhất.
Ronald Reagan (1911-2004) - Tổng thống thứ 40 của nước Mỹ - là một trong những nhà diễn thuyết xuất sắc trong lịch sử.
Đừng ngại những câu hỏi
Hãy bình tĩnh khi người hỏi không đồng tình với quan điểm của bạn. Bạn là người chuyên nghiệp mà! Dù bạn có cố gắng đến mấy, thì cũng không bao giờ có chuyện cả thế giới này đều đồng ý với bạn!
Mặc dù có một số người lấy việc dồn người khác vào chân tường là thú vui, và một số khác cho việc đứng lên hỏi han là để gây ấn tượng với cấp trên, nhưng đa số người đã đặt câu hỏi có nghĩa là họ thực lòng quan tâm. Bị hỏi không có nghĩa là bạn chưa diễn giải tường tận chủ đề của mình, đó chỉ là vì một số người có mối quan tâm sâu sắc hơn những công chúng bình thường khác. Vì thế, đây chính là những người đáng được trân trọng và góp phần làm cho bài diễn thuyết của bạn thành công.
Luôn phải dành thời gian sau khi diễn thuyết cho việc hỏi đáp. Khi yêu cầu câu hỏi mà chưa thấy ai hỏi, cũng đừng vội vã đứng lên đi luôn. Hãy cho công chúng vài giây để họ sắp xếp các suy nghĩ. Khi nhận được câu hỏi, hãy nhắc lại một lần nữa để đảm bảo tất cả mọi người đều nghe được (và rằng chính bạn cũng nghe chính xác câu hỏi).
Khi trả lời, hãy hướng đến tất cả công chúng. Bằng cách đó, bạn sẽ duy trì được sự chú ý của tất cả mọi người, chứ không chỉ của người hỏi. Và để củng cố thêm cho bài diễn thuyết của mình, hãy cố gắng liên hệ câu hỏi và câu trả lời đến những luận điểm chính trong bài diễn thuyết.
Hãy chắc chắn là bạn lắng nghe câu hỏi một cách cẩn thận. Nếu chưa hiểu, hãy hỏi lại. Hãy dừng lại suy nghĩ khi mà câu trả lời bạn đưa ra có thể đúng, nhưng lại không trúng với ý của người hỏi. Và nếu bạn không biết câu trả lời, hãy trung thực thú nhận, đừng dông dài để đánh trống lảng. Hãy nói với người hỏi rằng bạn sẽ trả lời họ sau... và nhớ là phải thực hiện lời hứa đó!
Mỗi câu trả lời chỉ nên kéo dài từ 10 - 40 giây. Nếu ngắn quá, câu trả lời sẽ cộc lốc; nhưng dài quá thì lại thành rườm rà. Đồng thời phải cẩn thận để không đi chệch hướng trong khi trả lời. Đừng để những câu hỏi lòng vòng khiến bạn xa rời chủ đề chính của bài diễn thuyết.
Nếu có ai đó không đồng ý với những điều bạn nói, hãy cố gắng tìm ra một vài điểm có thể tán thành trong lý lẽ của họ. Ví dụ, "Vâng, tôi hiểu luận điểm của anh/chị..." hay "Tôi rất vui khi anh/chị nhắc đến điểm này, nhưng...". Điều nên làm là khen ngợi và đồng tình với quan điểm của họ. Công chúng đôi khi có xu hướng nghĩ rằng "chúng tôi phải tìm ra cái sai ở anh", nhưng bạn thì không cần mạo hiểm gây căng thẳng với họ.
Chuẩn bị diễn thuyết
Sau một buổi hòa nhạc, một người hâm mộ nói với nghệ sĩ vĩ cầm nổi tiếng Fritz Kreisler rằng "Tôi sẵn sàng đánh đổi cả cuộc đời để chơi hay như ông", và nghệ sĩ trả lời, "Tôi đã làm đúng như vậy đó". Điều đó có nghĩa sự chuẩn bị không bao giờ là thừa, và "Thất bại khi chuẩn bị chính là chuẩn bị để thất bại". Những nhà diễn thuyết lớn luôn là những người làm việc có kế hoạch.
Trước hết, bạn cần biết tổng quát về công tác chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị hay buổi nói chuyện mà bạn là diễn giả, như thông tin về căn phòng, khách mời, các thành phần tham gia... Bài diễn thuyết cũng phải được chuẩn bị theo trình tự chuẩn bị của buổi họp.
Bước thứ hai là chuẩn bị cho bài diễn thuyết. Một bài diễn thuyết hay thường bắt đầu bằng lời giới thiệu và một yếu tố khuấy động, như một câu chuyện, một lời phát biểu hay một thông tin thú vị, một trò đùa, một câu trích dẫn, hay thậm chí một hành động có thể "làm nóng" đám đông.
Lời giới thiệu cũng cần có mục đích, và đó chính là mục đích hay mục tiêu của bài diễn thuyết. Nó không chỉ giới thiệu cho công chúng điều bạn sẽ nói, mà còn cho họ biết về mục đích của bài diễn thuyết.
Sau đó, hãy đi thẳng vào nội dung chính. ĐỪNG viết ra giấy từng từ một, chỉ cần dàn ý thôi. Với việc gạch đầu dòng một vài ý chính trên mẩu giấy nhỏ, bạn không những có một dàn ý, mà còn có cả một "người dẫn đường" để luôn đi đúng hướng khi diễn thuyết.
Để chuẩn bị một cách hiệu quả, hãy tự hỏi những câu hỏi sau:
- Mục đích của bài diễn thuyết là gì?
- Công chúng là những ai?
- Công chúng đã biết gì về chủ đề mà bạn định nói?
- Thái độ của công chúng khi đến với bạn như thế nào (thù địch hay thân thiện)?
Với một bài diễn thuyết khoảng 45 phút, không nên đưa vào quá 7 luận điểm chính. Nghe thì có vẻ không nhiều, nhưng nếu bạn muốn công chúng có thể mường tượng rõ ràng về những gì bạn nói, thì đừng bắt họ phải nhớ nhiều hơn thế.
Sau đây là một số yêu cầu cần lưu ý khi lên cấu trúc cho một bài diễn thuyết:
- Thời gian: sắp xếp thời gian hợp lý cho mỗi ý cần trình bày và tránh sự ngắt quãng.
- Cao trào: nhấn mạnh vào luận điểm quan trọng nhất.
- Trục trặc: lường trước những vấn đề có thể phát sinh, tính trước cách khắc phục, thậm chí tìm cách tận dụng những rắc rối đó.
- Phân loại: xác định mức độ quan trọng của từng luận điểm.
- Từ đơn giản đến phức tạp: sắp xếp các ý theo trình tự từ đơn giản nhất đến phức tạp nhất. Trong một số trường hợp, có thể sắp xếp theo trình tự ngược lại.
- Yếu tố phi ngôn ngữ: tận dụng những yếu tố như biểu đồ, hình vẽ, ảnh, thông cáo... để bài diễn thuyết sinh động và dễ hiểu hơn.
Sau nội dung chính là phần kết luận. Đây cũng là lúc bạn trả lời các câu hỏi, tổng kết và cảm ơn công chúng. Hãy lưu ý, bạn phải nói cho công chúng biết họ sẽ nghe gì (lời giới thiệu), đang nghe gì (nội dung chính), và đã nghe gì (lời tổng kết).
Tóm lại, điều quan trọng nhất trong việc chuẩn bị diễn thuyết không gì khác hơn là luyện tập, luyện tập và luyện tập. Mục đích chính của việc lập dàn ý là đưa ra một trình tự mạch lạc, chặt chẽ cho những điều bạn muốn nói. Bạn phải hiểu rõ những gì mình cần nói để khi thực sự diễn thuyết, bạn chỉ cần thỉnh thoảng nhìn qua dàn ý để đảm bảo mình vẫn đang đi đúng đường. Nó cũng giúp bạn giữ bình tĩnh bằng cách củng cố sự tự tin cho bạn.
Bạn có thể luyện tập bằng cách "nói thử" trước đồng nghiệp, gia đình hay bạn bè. Họ có thể đưa ra phản hồi và cho bạn cơ hội luyện tập việc giữ bình tĩnh, điều đó rất cần thiết.
