Để là chuyên gia về thuyết trình

Các buổi thuyết trình chính là bộ mặt của một công ty KDTM. Nhiệm vụ của các buổi thuyết trình không chỉ là truyền đạt thông tin, mà còn làm quen những người mới với tập thể những người cùng chí hướng trong một bầu không khí vui vẻ, thân thiện và hào hứng. Chúng phải giúp cho những nhà phân phối tin tưởng rằng họ không đơn độc, vì cảm giác này rất hay xuất hiện trong đầu người mới nếu họ không được tham dự một buổi thuyết trình hay hội thảo nào.

Sớm hay muộn, sẽ đến lúc Bạn là người đứng trên bục thuyết trình thay mặt cho công ty. Bạn cần phải hiểu rằng, đó là một vinh dự, một ưu thế và cũng là một trách nhiệm lớn. Các buổi thuyết trình cần phải được chuẩn bị và tập dượt kỹ lưỡng, vì nó có ý nghĩa rất lớn đối với những người mới trong việc có quyết định tham gia MLM hay không.

Thuyết trình sẽ hiệu quả hơn nếu trước đó Bạn đã có lần giới thiệu sản phẩm trong khuôn khổ cuộc gặp riêng với ứng viên của Bạn. Thành công của một buổi thuyết trình phụ thuộc vào sự tích cực và ăn ý của tất cả các mắt xích, từ ban tổ chức, người thuyết trình đến người tham dự. Bầu không khí trong buổi thuyết trình, sự hỗ trợ của những nhà phân phối có mặt cùng với những câu chuyện sôi động của họ về kinh nghiệm sử dụng sản phẩm và thành công trong kinh doanh là những yếu tố góp phần không nhỏ giúp buổi thuyết trình đạt được những nhiệm vụ đặt ra và tạo được ấn tượng xứng đáng đối với người tham dự. Song, yếu tố hàng đầu quyết định thành công chính là người thuyết trình, các phẩm chất và tính chuyên nghiệp của người đó.

1. Chuẩn bị cho buổi thuyết trình

Các vấn đề về tổ chức

Chọn địa điểm thuyết trình:

• Phòng thuyết trình cần phải ở địa điểm tiện lợi, có sức chứa khá nhưng không lớn quá để không có cảm giác trống trải. Nên chọn một gian sao cho hơi thiếu chỗ hơn là thừa quá nhiều chỗ.
• Phòng thuyết trình cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi khách đến. Cần phải có đủ các dụng cụ như máy chiếu đèn, máy chiếu slide, video, bảng và bút viết, tài liệu quảng cáo, trưng bày sản phẩm. Việc sử dụng các xấp tài liệu minh họa, sách, hình vẽ để bổ trợ cho thông tin được trình bày là vô cùng quan trọng vì có rất nhiều người tiếp thu thông tin qua thính giác rất kém nếu không có hình ảnh minh họa. Cũng cần kiểm tra trước xem có đủ công tắc ổ cắm, bóng đèn dự phòng hay không.
• Việc sử dụng máy móc hiện đại cũng nhấn mạnh hình ảnh của công ty và giúp Bạn có thêm tự tin khi thuyết trình, đặc biệt là khi nói về các cơ hội và khả năng mà MLM đem lại. Nếu sử dụng nhạc nền thì phải chú ý để nhạc không quá ồn, gây khó chịu hoặc mất tập trung cho người đến dự.

Đăng ký người tham dự:

Điều này là nên làm để có thể kiểm soát số người đến dự và đánh giá được hiệu quả của thuyết trình về sau này.

Soạn thảo nội dung thuyết trình:

Việc chuẩn bị bài thuyết trình bao gồm 2 phần chính sau đây:

• Xác định chủ đề.
• Xác định những nội dung chính cần nói về chủ đề này.

Trước hết, hãy xác định mục đích của cuộc thuyết trình và tìm hiểu thành phần nghe xem họ biết và quan tâm những gì để chọn tư liệu phù hợp. Tốt nhất, Bạn nên có một sườn bài cụ thể để không bỏ sót một ý quan trọng nào.

Về sau này khi Bạn đã có kinh nghiệm hơn, Bạn có thể viết ngắn hơn hoặc không đọc nữa mà chỉ thỉnh thoảng liếc qua sườn bài, bởi lẽ khi người thuyết trình nói mà không đọc, người nghe sẽ dễ tiếp thu hơn, và Bạn sẽ rút ngắn khoảng cách với họ nhanh hơn, bởi lẽ Bạn có thể thường xuyên quan sát hội trường và cảm nhận được tinh thần của họ.

Một bài thuyết trình bao giờ cũng phải có mở bài, thân bài và kết luận. Nhiều người rất hay quên chi tiết này. Song Bạn cần nhớ là chính câu mở đầu và câu kết là 2 phần mà Bạn phải chú trọng nhất.

Phần mở bài cần phải cho mọi người biết những nội dung chính mà Bạn sẽ định trình bày. Cần phải thể hiện được bản chất của vấn đề, để người nghe muốn nghe tiếp phần sau.

Phần thân bài là lúc Bạn trình bày các ý chính.

• Bạn cần phác thảo các ý chính và sắp xếp chúng theo một trình tự logic (bắt đầu từ những điểm quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất hoặc ngược lại). Hãy tóm tắt từng đoạn sau mỗi ý chính.
• Hãy dành nhiều thời gian cho những điểm quan trọng hơn.
• Cần viết sao cho dễ nghe và dễ tiếp thu. Nên dùng câu đơn giản, trực tiếp, có chủ ngữ, kèm các ví dụ, liên hệ, so sánh để minh họa. Có thể sử dụng các câu tiêu đề và các công cụ nhấn mạnh khác (viết đậm, viết hoa, chữ to…).
• Cần có các hỗ trợ minh họa như các số liệu thống kê và kết quả nghiên cứu, các ví dụ, các mẩu chuyện và chứng thực, các hình ảnh, biểu đồ… Bài thuyết trình với hình ảnh hỗ trợ thích hợp, sử dụng đúng nghĩa, đúng mục đích thường có hiệu quả hơn nhiều.
• Hãy cung cấp thông tin từng phần và dần dần. Đừng cố truyền đạt quá nhiều thông tin trong một buổi. Người nghe có thể hoàn toàn không hiểu Bạn và Bạn sẽ phí công. Hơn thế, thông tin chuyên sâu quá nhiều có thể làm cho người mới sợ và bỏ doanh nghiệp

Phần kết luận:

Bạn cần tổng kết lại cho mọi người biết đã trình bày điều gì. Phần kết luận là một trong những thời điểm hiếm hoi để thu hút sự chú ý của người nghe, vì vậy cần phải kết thúc ở cao trào. Người nghe lúc nào cũng muốn biết thêm và vì vậy Bạn cần phải kết thúc bài thuyết trình bằng việc điểm lại các lợi ích mà người nghe thu được. Đừng phạm phải sai lầm khi chỉ nói gọn lỏn: “Cám ơn các Anh/Chị đã lắng nghe!” và đi về chỗ ngồi.

Tập dượt

Chỉ có những người thuyết trình tự tin mới gây được ấn tượng với người nghe. Và chỉ có thực hành mới có thể mang lại cho Bạn cảm giác tự tin vào khả năng của mình. Dưới đây là một vài quy tắc giúp cho Bạn có được thành công khi thuyết trình.

• Hãy tập luyện trước gương. Điều này hoàn toàn không ngớ ngẩn chút nào. Rất nhiều các nhân vật nổi tiếng cũng đã từng tập nói trước gương.
• Hãy dùng máy thu âm. Bạn sẽ nghe được tất cả những ngữ điệu của mình và có thể chỉnh lại bằng cách nhấn những chỗ cần thiết, tăng hoặc giảm tốc độ nói.
• Dùng máy ghi hình còn tốt hơn nữa, vì camera không biết nói dối. Hãy xem lại băng để biết Bạn có những thói quen xấu gì mà trước nay Bạn không để ý, và trông Bạn ra sao.
• Có thể tập dượt trong một nhóm người thân quen. Bất cứ lúc nào tiện, dù là trong một nhóm Bạn, người nhà hay khi họp nhóm các nhà phân phối, Bạn hãy mạnh dạn xin phát biểu.

2. Tiến hành thuyết trình

Các vấn đề tổ chức: 

Bàn đăng ký nên đặt ở phía ngoài để khỏi quấy rầy những người tham dự thuyết trình. Đừng quá xuyềnh xoàng bởi bàn đăng ký cũng chính là nơi Công ty Bạn đón khách. Họ sẽ có những ấn tượng đầu tiên về cả buổi thuyết trình, vì vậy, phải để những nhà phân phối lịch sự nhất, đáng mến nhất và lễ phép nhất tiếp khách.

Hãy đóng cửa phòng thuyết trình khi đến giờ bắt đầu. Đừng để người ra vào thoải mái khi Bạn đang thuyết trình, có thể làm Bạn và những người nghe mất tập trung.

Yêu cầu về thời gian

Một buổi thuyết trình chỉ nên kéo dài 30-35 phút. Thời gian thuyết trình quá dài sẽ khiến người nghe mệt mỏi và rốt cuộc là kém hiệu quả vì người nghe không còn tập trung vào nội dung trình bày.

Thực hiện thuyết trình

Phong cách

·        Hãy mặc một thứ gì đó khá nổi (có thể là cravat đối với nam hoặc đồ trang sức đối với nữ). Phụ nữ nên thận trọng với váy ngắn hoặc áo khoét cổ quá trễ vì có thể làm cho người nghe phân tán tập trung và không chú ý vào nội dung câu chuyện.

·        Hãy tiến lên bục thuyết trình một cách mạnh mẽ như là một việc Bạn làm hàng ngày.

·        Không có điều gì có tác động đến người nghe bằng cái “oai”, ít nhất là vẻ ngòai đường bệ và nghiêm túc của Bạn và một tập giấy mà Bạn lật giở trên bục thuyết trình.

·        Hãy giữ tư thế đứng thẳng và đừng bao giờ khoanh tay trước ngực. Đây là điều tối thiểu đối với người thuyết trình.

·        Không lấy một bục thuyết trình cao để ngăn Bạn với mọi người. Như vậy tự Bạn sẽ tạo ra khoảng cách với người nghe.

·        Nếu bục thuyết trình không cao thì rất tốt. Nếu bục vừa to vừa cao thì Bạn có thể đặt tài liệu lên đó và đứng sang bên cạnh. Bạn sẽ đứng được gần mọi người hơn và vẫn có thể liếc vào giấy nếu cần.

·        Hãy tập trung. Đừng vội vàng. Hãy từ tốn mở các tài liệu của Bạn. Hãy nhấp một ngụm nước. Thời gian chỉ làm cho hội trường căng lên và mọi người sẽ nóng lòng đợi khi Bạn bắt đầu chia sẻ những ý nghĩ của mình.

·        Hãy giữ một cái nhìn sảng khoái và sinh động, bởi đó chính là chìa khóa của thành công.

·        Hãy dùng ngôn ngữ cơ thể để nhấn mạnh khả năng diễn đạt của Bạn và chứng tỏ sự say mê. Tuy nhiên, nên thận trọng khi dùng ngôn ngữ cơ thể khi thuyết trình với đại diện của nền văn hóa khác do ngôn ngữ cơ thể trong các nền văn hóa khác nhau sẽ khác nhau.

·        Hãy sử dụng nét mặt biểu cảm khi nói những câu có tính chất khích lệ hay khi đặt câu hỏi. Một nụ cười đúng chỗ sẽ giúp Bạn hòa đồng với mọi người nhanh hơn, nhưng chỉ nên cười đúng lúc đúng chỗ.

·        Đừng để micro gần quá. Nếu có sự cố về micro, hãy đề nghị hội trường, đặc biệt là những hàng ghế dưới lắng tai hơn (Những người ngồi xa thường ít được quan tâm. Họ sẽ cám ơn Bạn vì quan tâm đến họ).

Cách chiến thắng cảm giác hồi hộp

Viễn cảnh phải nói trước đám đông thường làm cho mọi người, kể cả những người vốn rất bình tĩnh cũng run sợ. Bạn hãy tự nhủ: “Tất cả những nhà hùng biện khác cũng thuyết trình không hơn gì mình”. Điều này sẽ giúp Bạn bớt hồi hộp. Song, có những cách để tránh điều đó.

·        Trước khi thuyết trình hãy nhắm mắt lại 1 phút. Các chuyên gia khuyên Bạn nên thả lỏng, nhắm mắt và nghĩ đến một điều gì đó yên ả và êm dịu.

·        Hãy hít vào thật sâu. Vài hơi thở sâu trước khi thuyết trình có thể làm nên phép thần.

·        Sự e dè, và lo sợ thường là do Bạn lo lắng quá về bản thân. Cần phải nghĩ đến nội dung sẽ nói. Điều đó sẽ làm Bạn bớt căng thẳng.

·        Không nên đánh giá mình thấp quá. Hãy tin tưởng rằng Bạn đã chuẩn bị kỹ càng và có thể truyền đạt được những điều quan trọng và hữu ích.

Cách truyền đạt thông tin

Nên:

·        Thực hiện đơn giản và dễ làm theo. Nguyên tắc này được gọi là: Nói ngắn gọn, rõ ràng, đơn giản, để một người chậm hiểu nhất cũng phải hiểu. Người thuyết trình không nên tạo cho người nghe cảm giác thuyết trình là một điều gì đó khó vươn tới. Những người đến nghe phải so sánh mình với người thuyết trình và thấy việc này không đến nỗi khó và nếu học cũng có thể làm được. Hãy nhớ lại gương những chính trị gia nổi tiểng: các bài phát biểu của họ đơn giản đến mức tầm thường.

·        Hãy nói chuyện dí dỏm, hơi pha trò. Chuyện tiếu lâm hoặc những mẩu chuyện ngộ nghĩnh từ đời thường có thể sử dụng đan xen giữa những phần trình bày dài, kết thúc một ý nào đó.

·        Nhắc lại những lời đã nói, nhất là những điểm khó hiểu để làm cho rõ ý và thuyết phục hơn. Như vậy, Bạn sẽ được xem là quan tâm đến người nghe, bởi có thể nhiều người còn chưa kịp ghi lại những gì Bạn nói, hơn nữa, chắc chắn là phần lớn mọi người còn chưa hiểu khi Bạn trình bày lần đầu.

Không nên:

·        Lạm dụng bông đùa: không bao giờ nên bắt đầu bài thuyết trình bằng một câu chuyện tiếu lâm nếu đề tài nghiêm túc, bởi điều đó sẽ khiến khán giả mất tập trung và sẽ khó kéo họ tập trung trở lại vào nội dung chính. Thuyết trình không phải là lúc Bạn đang nói chuyện phiếm với Bạn bè trong quán bar.

·        Nói quá nhanh: trước khi trình bày mỗi ý chính hãy dừng lại một chút. Điều này sẽ làm cho hội trường tập trung hơn

·        Áp đảo người nghe bằng kiến thức của mình. Đặc biệt là khi Bạn thuyết trình cho những người mới tham gia MLM.

·        Dùng tiếng lóng và ngôn ngữ không phù hợp.

·        Đi quá sâu vào các chi tiết.

·        Cố bắt chước cách trình bày của một diễn giả nổi tiếng nào đó: trông Bạn sẽ rất buồn cười.

·        Nói những câu thiếu suy nghĩ. Có những người vừa bước ra đã nói: “Tôi rất run và chưa quen nói chỗ đông người”. Những câu nói đại loại như vậy sẽ làm cho người nghe ngạc nhiên và không hiểu Bạn đến đây làm gì.

·        Chuyển mũi dùi sang cá nhân và chỉ trích những người có mặt, dù là rất nhẹ.

Các cách gây sự chú ý:

·        Phải biết thu hút và giữ được sự chú ý của người nghe trong suốt thời gian truyết trình.
Có thể thu hút sự chú ý của khán giả bất cứ lúc nào với những câu như: “Và bây giờ, để chốt lại những điều tôi đã trình bày…”, “Cuối cùng là…”. Cả 2 câu này đều có tác dụng làm cho mọi người bừng tỉnh, sau đó Bạn lại có thể nói tiếp. Có thể dùng những câu này bao nhiêu lần trong bài phát biểu cũng được.

·        Bạn cũng có thể dùng các câu hỏi để gây sự chú ý của hội trường. Nhớ dành cho mọi người thời gian suy nghĩ.

Cách trả lời các câu hỏi:

·        Hãy sẵn sàng nghe hỏi. Tốt nhất, Bạn nên nghĩ trước người ta có thể hỏi gì.

·        Hãy chăm chú lắng nghe, nhắc lại câu hỏi hay nói lại theo cách hiểu của mình để biết chắc là đã hiểu đúng ý người đặt câu hỏi.

·        Đừng quên cám ơn người đặt câu hỏi.

·        Nếu câu hỏi đúng chủ đề thì Bạn hãy trả lời ngắn gọn và trực tiếp vào vấn đề.

·        Đừng để cảm xúc ảnh hưởng khi phải trả lời các câu hỏi khó.

·        Đừng để cho một người trong hội trường độc chiếm sự chú ý của Bạn hay biến câu hỏi thành cuộc tranh cãi.

·        Đừng để cho nhiều người trong hội trường cùng đặt tới tấp những câu hỏi mà Bạn sẽ không trả lời được hoặc tệ hơn là những câu hỏi lạc đề. Có mấy cách đối phó với chúng sau đây:

Ngay từ đầu hãy báo trước là đây là một chủ đề khó, mà thời gian có hạn nên không thể trả lời hết mọi câu hỏi.

Hãy nói liên tục và chỉ dừng khi kết thúc một ý. Khi Bạn nói, hội trường sẽ im lặng, và có nghĩa là họ sẽ không đặt những câu hỏi thừa.

Nếu có ai đó vẫn muốn đặt câu hỏi, mà Bạn không định trả lời trong thời gian thuyết trình thì hãy đề nghị thảo luận sau khi thuyết trình xong.

·        Đừng làm ra vẻ Bạn biết câu trả lời nếu như Bạn thật sự không biết câu trả lời. Hãy cho mọi người biết rằng trong phòng có những chuyên gia hiểu rõ về vấn đề này hơn Bạn. Tốt hơn nữa là Bạn gọi đích danh những người đó. Điều đó không chỉ làm tăng uy tín của họ và làm họ thấy biết ơn Bạn mà vào cuối buổi thuyết trình Bạn còn có thể nhờ họ giải đáp những câu hỏi hóc búa mà ai đó đặt ra.

·        Hãy tuyên bố “Câu hỏi cuối cùng”để chấm dứt phần giải đáp.

Phản ứng trước những tình huống bất ngờ:

Có thể nghĩ trước đến những tình huống bất ngờ có thể xảy ra để dự phòng cách phản ứng. Sau đây là một số tình huống phổ biến, chúng tôi dẫn lời hướng dẫn cách giải tỏa không khí căng thẳng trong hội trường của chuyên gia người Mỹ C. Steward:

Khi nghe tiếng còi hụ, chuông hoặc tiếng xe cứu hỏa: “A, hóa ra là cái đồng hồ báo thức của tôi đấy!”; “Tiếng này là thay cho vỗ tay đấy nhỉ?”; “Có ai hỏi gì phải không ạ?”

Tiếng chuông điện thoại di động: “A, hóa ra có người đang cổ vũ tôi bằng tiếng nhạc!”
(Điều này không xúc phạm người có cú điện thoại đó, nhưng sẽ buộc họ phải tắt chuông.)

Bị quên mất chỗ đang nói dở: “Các Anh/Chị nghĩ là chỉ có các Anh/Chị mới nhầm thôi ạ? Tôi cũng nhầm đây thôi!”

Hãy kết thúc bài thuyết trình của Bạn ở cao trào bằng cách điểm lại những lợi ích mà người tham dự có được nếu họ ủng hộ ý tưởng kinh doanh mà Bạn trình bày. Sau khi Bạn kết thúc bài thuyết trình, hãy đợi mọi người vỗ tay. Khi Bạn cảm thấy tiếng vỗ tay đã lắng xuống, hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự.